○阿波市公文例規程

平成17年4月1日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 公用文の種類、書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(公用文の種類)

第2条 公用文の種類は、次のとおりとする。

(1) 例規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決によって制定するもの

 規則 法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの

(2) 公示文

 告示 法令若しくは条例、規則等の規定により、又は市長の権限に基づいて処分し、若しくは決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの

 公告 法令及び条例等の規定によって公告(広義)すべきであるとされている場合で、公布及び告示に該当しないと判断されるとき、並びに法令及び条例等に規定はないが、一定の事実を進んで広く一般に周知させようとするときに行われるもの

(3) 令達文

 訓令 任命権者が、職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの

 達 特定の個人又は団体に対して一方的に命令し、禁止し、停止し、又はいったん与えた許可、認可、承認等の行政処分を取り消すもの

 指令 申請、願い出その他の要求に対して、指示し、又は命令するもの

(4) 往復文

 照会 行政機関又は私人との間において、ある事項を問い合わせるもの

 回答 問い合わせに対し、一定の事項を知らせるもの

 通知 行政機関又は私人に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの

 依頼 行政機関又は私人に対し、一定の事項を頼むもの

 報告 国、県、委任者等に対して、一定の事実又は意思を知らせるもの

 通達 任命権者が、指揮監督権に基づいて所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法令の解釈及び行政運用の方針等を指示し、又は命令するもの

 諮問 審議会、協議会その他の附属機関に対し、一定の事項に対して意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関がその諮問に対して意見を述べるもの

 進達 経由すべきものとされている申請書その他の書類を国、県等に取り次ぐもの

 副申 申請書その他の書類を処分権限を有する行政機関に取り次ぐ場合に、経由する行政機関がその申請に関する事案を調査検討して、これに意見を添えるもの

 申請・願い 所管の行政機関に対し、許可、認可、承認、補助等の一定の行政行為を求めるもの

 届け 一定の事項を行政機関に届け出るもの

 協議 行政機関又は私人に対し、一定の事項について相談するもの

 勧告 行政機関が権限に基づき、特定の事柄について、相手方に対して一定の措置を勧め、又は促すもの

(5) 部内関係文

 伺い 事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるもの

 上申 職員が上司に対し、必要に応じて意見又は事実を述べるもの

 内申 主として部内の人事関係について、職員が上司に対し意見を述べるもの

 復命 職員が上司から会議への出席又は特定事項についての調査等を命ぜられた場合に、その経過、内容及び結果について上司に報告するもの

 供覧 上司の閲覧に供するもの

 回覧 職員の相互に見せ合うもの

 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

(6) その他

 証明文 証明書、証書その他これらに類する文書の作成に用いる文

 表彰文 表彰状、感謝状及び賞状の作成に用いる文

 書簡文 公務員としての資格で、私文書と同じような形式で発するお礼、あいさつ、依頼、案内等を内容とした文

 あいさつ文 式典等に際し、主催者又は来賓等が式典の意義、祝いの気持ち、弔意等を表す場合に用いる文

 請願文・陳情文 国又は地方公共団体の機関に対し、その職務に関する事項について希望を述べる場合に作成する文

 契約文 契約書、協定書その他これらに類する文書の作成に用いる文

 からまでに掲げるもののほか、職員が職務上作成するもの

(公用文の書き方)

第3条 公用文は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、原則として縦書きとする。

(1) 法令その他これに準じるものの規定により書式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署により書式を縦書きと定められたもの

(3) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞その他これらに類するものであって縦書きが適当と認められるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が特に縦書きが適当と認めたもの

(文体)

第4条 公用文は、口語体で書き表し、「ます」体を用いるものとする。ただし、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書にあっては、「である」体を用いるものとする。

2 公用文の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文語脈の表現は避けること。

(2) 文章は、なるべく短く区切り、又は箇条書にすること。

(3) 文の飾り、あいまいな言葉又は回りくどい表現は避けること。

(4) 敬語については、丁寧になり過ぎないように表現すること。

(用字)

第5条 公用文の用字は、漢字、平仮名及び算用数字を用いる。ただし、外国の地名及び人名並びに外国語(外来語を含む。)を書き表す場合には、原則として片仮名を用いるものとする。

2 公用文の漢字使用等については、条例、規則、告示、訓令その他規程の形式をとる公用文にあっては法令における漢字使用等について(昭和56年内閣法制局総発第141号)及び「公用文における漢字使用等について」の具体的な取扱い方針について(昭和56年内閣閣第150号・庁文国第19号)に、その他の公用文にあっては公用文における漢字使用等について(昭和56年事務次官等会議申合せ)によるものとする。

3 公用文の仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によるものとする。

4 数字の書き表し方は、次のとおりとする。

(1) 左横書きの場合

 数字は、算用数字(アラビア数字)を用いるものとする。ただし、次の場合には、漢字を用いるものとする。

(ア) 固有名詞を書き表す場合

〔例〕

九州

五島列島

二重橋

(イ) 概数を書き表す場合

〔例〕

数十日

、五人

、六十万

(ウ) 数量的な意味が薄くなった語を書き表す場合

〔例〕

一般

一部分

第三者

四捨五入

(エ) 万以上の数の単位として用いる場合

〔例〕

100億

3,000万

13万9,000

(オ) 「ひとつ」「ふたつ」「みっつ」等と読む場合

〔例〕

一つずつ

二間続き

三月ごと

 整数は、3けたごとに「,」を付けて単位区分とする。ただし、年号、文書番号、電話番号、地番等は、区切りを付けない。

〔例〕

1,000

9,634,123

 小数及び分数を書き表す場合には、次の例による。

〔例〕

小数 0.123

分数 画像(1/2、2分の1)

 日付、時刻及び時間を書き表す場合には、次の例による。

〔例〕

日付

普通の場合 平成17年3月1日

省略する場合 平成17.3.1

時刻

普通の場合

午後3時30分

15時30分

省略する場合

午後3:30

15:30

時間 9時間10分

(2) 縦書きの場合

 数字は、「一」「十」「百」「千」「万」「億」等の漢字を用いるものとする。

〔例〕

画像

 表の中で番号、日付、時刻又は時間又は計数を書き表す場合には、「十」、「百」、「千」、「万」等の漢字を省略することができる。

〔例〕

画像

 整数は、3けたごとに「、」を用いる。

〔例〕

画像

 整数と小数の間に「・」を用いる。

〔例〕

画像

 分数又は倍数を書き表す場合には、次の例による。

〔例〕

分数 画像

倍数 画像

(用語)

第6条 公用文の用語は、平易簡潔なものを用いるものとし、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 特殊な言葉、堅苦しい言葉又は使い方の古い言葉は使わず、日常一般に使われている易しい言葉に言い換えること。

〔例〕

稟請→申請 救援する→救う 懇請する→お願いする

一環として→一つとして 割愛→省略 即応した→かなった

不可避の→避けられない

(2) 言いにくい言葉は、口調のよい言葉に言い換えること。

〔例〕

遵守する→守る 阻む→妨げる しゅんじゅんする→ためらう

過般→先ごろ

(3) 音読する言葉はなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。

〔例〕 塵芥→ごみ 橋梁→橋 陳述する→述べる 充填する→埋める、詰める 別途→別に

(4) 音読する言葉で意味の二様にとれるものは、なるべく避ける。

〔例〕

協調する(「強調する」と紛れるおそれがある。) →歩調を合わせる

勧奨する(「干渉する」と紛れるおそれがある。) →勧める

(5) 耳慣れない略語を使わない。特にローマ字略語は、なるべく使わない。

〔例〕 外為→外国為替 納貯→納税貯蓄組合 OA→オフィス・オートメーション

(6) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)に外れた漢字及び常用漢字表にない読み方をする漢字を用いた言葉は、次のように書き換え、又は言い換えること。

 仮名書きにしても誤解の起こらない言葉は、仮名で書く。この場合、仮名の部分に傍点を付けることはやめる。

〔例〕 賄賂→わいろ 煙草→たばこ 以て→もって 此→この 之→これ 其→その 為→ため 等(ら)→ら

仮名書きにする際、単語の一部分だけを仮名に改める方法は、できるだけ避ける。

〔例〕 斡旋→あっせん(「あっ旋」とはしない。) 明瞭→めいりょう(「明りょう」とはしない。) 澱粉→でんぷん(「でん粉」とはしない。)

 他によい書換えがなく、又は言い換えをしては不都合なものは、常用漢字表に外れた漢字だけを仮名書きにする。

〔例〕 右舷→右げん 改竄→改ざん 口腔→口こう

 常用漢字表に外れた部分をそれぞれ一定の他の漢字に改めて書く。

〔例〕

慰籍料→慰謝料 饗応→供応 繋属→係属 交叉点→交差点 扣除→控除

雇傭→雇用 碇泊→停泊 剰す→余す

 同じ意味の漢語又は易しい言葉で言い換える。

〔例〕 牙保→周到 竣功→完成 牴触する→触れる、抵触

(見出し符号)

第7条 規程形式をとる公用文の条又は項において事物の名称その他の区分を号で列記する場合には、左横書きのものにあっては、「(1)」、「(2)」、「(3)」等、縦書きのものにあっては、「一」、「二」、「三」等の番号を用いるものとし、号を細別する場合における細部の部分を表す番号及び記号並びにその順序は、次のとおりとする。

(1) 左横書きの場合

画像

(2) 縦書きの場合

画像

2 規程形式以外の公用文を細別する場合における細部の部分を表す番号及び記号並びにその順序は、次のとおりとする。ただし、「第1」「第2」「第3」等及び「第一」、「第二」、「第三」等の番号は、用いないことができる。

(1) 左横書きの場合

画像

(2) 縦書きの場合

画像

(区切り符号等)

第8条 公用文に用いる区切り符号及び繰返し符号は、次の表に掲げるとおりとし、その用い方は、別表のとおりとする。

種類

呼称

一般的な用い方

まる(句点)

一つの文を完全に言い切ったところに必ず用いる。

てん(読点)

言葉の切れ続きを明らかにする必要のあるところに用いる。

数のけたを示す場合に用いる(縦書きのものに限る。)。

,

コンマ

数のけたを示す場合に用いる(横書きのものに限る。)。

なかてん

名詞を並列する場合に用いる。

外国の人名及び地名並びに外国語(外来語を含む。)の区切りとして用いる。

表の中で日付又は時刻を書き表す場合に用いる(縦書きのものに限る。)。

数に単位以下の端数がある場合に整数と小数との区切りとして用いる(縦書きのものに限る。)。

.

ピリオド

表の中等で日付を書き表す場合に用いる(左横書きのものに限る。)。

数に単位以下の端数がある場合に整数と小数との区切りとして用いる(左横書きのものに限る。)。

コロン

説明文等が次に続くことを示す場合に用いる(左横書きのものに限る。)。

表の中等で時刻を書き表す場合に用いる(左横書きのものに限る。)。

画像( )

かっこ

一つの語句又は文の後に注記を加える場合、見出しを囲む場合等に用いる。

画像〔 〕

そでかっこ

括弧の中で、更に括弧を用いるときに用いる。

画像「 」

かぎ

引用する語句若しくは文又は特に示す必要がある語句を表す場合に用いる。

画像『 』

ふたえかぎ

かぎの中で、更にかぎを用いるときに用いる。

なみがた

「…から…まで」を示す場合の省略符号として用いる(左横書きのものに限る。)。

ダッシュ

語句の説明、言い換え等及び番地の省略符号として用いる(左横書きのものに限る。)。

-

ハイフン

四半期を書き表す場合に用いる(左横書きのものに限る。)。

なかせん

語句の説明、言い換え等、四半期を書き表す場合及び番地の省略符号として用いる(縦書きのものに限る。)。

どうのじてん

漢字の1字の繰り返しの場合に用いる。

ののてん

表等に一定事項を列記する場合に、省略符号として用いる。

(人名及び地名)

第9条 人名の配列順序は、原則として五十音順によるものとする。

2 地名を平仮名書きにする場合は、次によるものとする。

(1) その土地の呼び名(地方的ななまりのあるものを除く。)を基準とすること。

(2) 「じ」又は「ぢ」で書くかどうか区別の根拠の付けにくいものにあっては「じ」を、「ず」又は「づ」で書くかどうか区別の根拠の付けにくいものにあっては「ず」を用いること。

(公用文の書式)

第10条 公用文の作成に当たっての基本となる書式は、様式第1号から様式第6号までのとおりとする。

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月27日訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月23日訓令第3号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表(第8条関係)

1 区切り符号の用い方

(1) 「。」まる(句点)

ア 文末に用いる「 」や( )の中でも同様である。ただし、表彰状、感謝状及び賞状の場合には、用いない。

[例]

この法律において「公有財産」とは、普通地方公共団体の所有に属する財産のうち次に掲げるもの(基金に属するものを除く。)をいう。

地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)

イ 「こと」、「とき」で終わる項目を列記する場合に用いる。

[例]

……議決しなければならない。

(1) 条例を設け、又は改廃すること。

(2) 予算を定めること。

ウ 次のような場合は、用いない。

(ア) 題目、標語その他簡単な語句を掲げたり、名詞を列記したりする場合

[例]

文書事務について

人事委員会又は人事委員会を置かない普通地方公共団体にあっては公平委員会

(イ) 言い切ったものを「と」、「を」、「が」で受ける場合

[例]

……してはならない定められている。

どこに委託するか決める。

進行状況がどうなっているか心配だ。

(ウ) 事物の名称を列記する場合等その字句が名詞形で終わる場合。ただし、その後にただし書その他の文章が続く場合には、用いる。

[例]

(1) 日曜日及び土曜日

(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日

(3) 年末又は年始における日で条例で定めるもの

(4) 自動車。ただし、2輪自動車を除く。

(2) 「、」てん(読点)

ア 主語の後に用いる。

[例]

この条例は、公布の日から施行する。

(注意)主語・述語の関係にある簡単な語句が条件の句の中又は文尾にあるときなどは、主語の後でも用いない。

イ 名詞を並列して用いる場合は、各名詞の間に用いる。ただし、「及び」、「又は」等を用いるときは、用いない。

[例]

住所、氏名、生年月日等

条例又は規則

鉄道賃、船賃、日当及び車賃

ウ 二つ又は三つ以上の形容詞、副詞及び動詞を「及び」、「又は」のような接続詞で結ぶ場合には、その接続詞の前に用いる。

[例]

所有し、占用し、又は管理する……

エ 形容詞、副詞及び動詞を例示的に並列して、例示された最終の語句の後を「その他」でくくるときは、「その他」の前に用いる。これに対して、名詞を並列して「その他」でくくる場合には、「その他」の前に用いない。

[例]

休職し、免職し、その他著しく不利益な処分を行うこと。

配偶者、子、父、母、孫その他の親族

事務局長、書記その他の職員

オ 句と句を接続する「かつ」の前後に用いる。

[例]

その結果を代表者及び関係者に通知し、かつ、これを公表しなければならない。

(注意) 「かつ」を用いて名詞と名詞をつなぐ場合は、用いない。

[例]

行政の民主的かつ能率的な運営を保障し、……

カ ただし書における「ただし」の次、後段における「この場合」又は「この場合において」の次に用いる。

[例]

議会は、予算について、増額してこれを議決することを妨げない。ただし、普通地方公共団体の長の予算の提出の権限を侵すことはできない。

審査会は、必要があると認めるときは、諮問庁に対し、開示決定等に係る行政文書の提示を求めることができる。この場合においては、何人も、審査会に対し、その提示された行政文書の開示を求めることができない。

キ 叙述に対して限定を加え、条件を挙げる語句の後に用いる(通常「ので」、「ば」、「と」、「か」、「ても」、「て」等の接続詞を伴う。)。

[例]

風が強いので、火災訓練は中止する。

ク 次のような場合は、用いない。

(ア) 直接に後の語句に続く場合、ひとまとまりと考えられる場合等

[例]

がある、をする、を認める、ができる、と思う

(イ) 体言に対して限定し、修飾する語句

[例]

日本国の政治形態

(3) 「・」なかてん

ア 例規文にあっては固有名詞の中で密接不可分の語句を並列する場合にのみ用いるのが原則であるが、その他の公用文にあっては、比較的短い語形の名詞を並列する場合に、読点の代わりに、又は読点と併せて用いる。

[例]

条例・規則・訓令

京都・大阪・和歌山・兵庫の各府県

イ 各国の地名及び人名並びに外国語の区切りとして用いる。

[例]

リオ・デ・ジャネイロ

トーマス・マン

ジュニア・ハイスクール

(4) 「.」ピリオド

ア 日付を略して示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

[例]

平成16.4.1

N.H.K.Y.M.C.A

イ 小数点として用いる。

[例]0.12

(5) 「:」コロン

説明文が次に続くことを示す場合及び時刻を略して示す場合に用いる。

[例]

日時:平成17年4月1日

午後3:45

場所:阿波市役所総務部総務課

電話:35―4111

(6) 「( )」かっこ、「〔 〕」そでかっこ

ア 「( )」は、一つの語句又は文の後に注記を加えるとき、その注記を挟んで用いる。また、見出しその他の簡単な独立した語句を囲む場合に用いる。

[例]

今から7年前(平成8年)に……

文書事務について(照会)

イ 「〔 〕」は、括弧の中で更に括弧を用いる必要のあるときに用いる。ただし、例規文には用いない。

[例]

写真(最近6箇月以内に撮影した正面、上半身、無帽の手札型〔縦10.8センチメートル、横8.25センチメートル〕)

(7) 「「 」」かぎ、「『 』」ふたえかぎ

ア 「「 」」は、引用する語句若しくは文又は特に示す必要のある語句を挟んで用いる。

[例]

仮名遣いは、「現代仮名遣い」による。

イ 「『 』」は、かぎの中で更にかぎを用いる必要のある場合に用いる。ただし、例規文には、用いない。

[例]

「Aさんの本の中に、『人間は環境の中に生きている』ということが書いてあります。」と、先生は静かに……

(8) 「~」なみがた

時、所、数量、順序等を継続的に示す場合(…から…まで)に用いる。ただし、文章中には、用いない。

[例]

第1号~第10号

4月~6月

高崎~東京

(9) 「―」ダッシュ

語句の説明、言い換え等に用いる。

[例]

農林水産省―略して農水省とも呼ばれる。―では

2 繰り返し符号

(1) 「々」どうのじてん

漢字1字の繰返しの場合に用いる。

[例]

人々 国々 年々 何々

ただし、次のような異なった意味で用いる場合には、用いない。

[例]

○民主主義

×民主々義

○事務所所在地

×事務所々在地

(2) 「〃」ののてん

表等に一定事項を列記する場合に、略符号として用いる。

(注意)「ゝ」、「ゞ」(ひとつてん)、「く」(くのじてん)は、用いない。

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阿波市公文例規程

平成17年4月1日 訓令第4号

(平成28年4月1日施行)