2　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は電話若しくは口頭により聴取した事案で軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決裁については、当該決裁後にこの訓令に規定する決裁の手続を行わなければならない。

2　文書等の公開に関する事項は、別に定める。

2　課等に文書管理者及び文書管理担当者を置く。ただし、総括文書管理者が文書管理者及び文書管理担当者を置く必要がないと認める課等については、この限りでない。

3　総括文書管理者は企画総務課長を、文書管理者は課長をもって充てる。

4　総括文書管理担当者は企画総務課長が、文書管理担当者は課長が任免する。

2　総括文書管理担当者は、総括文書管理者を補佐するものとする。

2　文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。

2　電子文書取扱者は、総括文書管理者の指示を受けて、その職務を実施するものとする。

2　前項に定める文書管理帳票等のうち、第2号に定める課等に備える帳票等については、第3条に規定する電磁的記録により管理する。

2　総括文書管理担当者は、前項の規定により受領した文書のうち市長、副市長又は市あての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

3　総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を当日中に、文書を主管する課の文書管理担当者に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に市長、副市長の閲覧を受けるものとする。

4　総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

5　2以上の課等に関連する文書は、総括文書管理担当者が最も関係の深い課等に配布し、その写しをその他の課等に配布するとともに、その旨を文書の余白に記載する。

2　文書管理担当者は、前項の規定により受領した文書のうち、市長、副市長、市、支所長又は支所あての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

3　文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を前条第4項の表に定めるところに準じて処理するものとする。

4　文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を当日中に、主管課長に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に支所長の閲覧を受けるものとする。

2　当直員は、次の勤務日まで文書の受領日ごとに、総括文書管理担当者の指定する場所に到達文書を保管しなければならない。

2　主務課で開封した文書のうち、内容が担当する事務に属しないと認めるときは、理由を示して総括文書管理担当者に返付するものとする。

3　主務課に到達した文書は、次の表に定めるところにより処理するものとする。

4　文書管理担当者は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

2　ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

3　ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。

2　前項の場合において、収受処理を行うことのできる電子メール装置のアドレスは、総括文書管理者が定めるものとする。

3　前2項の場合において収受する電子メール装置への着信の確認は、事務担当者が行うものとする。

4　前項の処理において、着信した第1項及び第2項の手続に係る内容は、送信元に着信及び着信内容の確認を行うものとする。この場合において、確認の結果、着信した文書が、第1項及び第2項の手続に係る内容と認め難いときは、送信元に受信しない旨を連絡するものとする。

5　前項の処理において、着信した第1項及び第2項の手続に係る内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。

6　前項の規定により記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条から第17条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

2　回答、報告等を要する文書又は重要な文書で、事務の性質上直ちに処理ができないと認められるものは、理由を付して、主務課長の承認を得なければならない。

2　起案は、次条に規定する場合及び別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案用紙(様式第10号)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

4　起案文書には、事案の内容を公文書の作成に用いる文の用語、用字等について別に市長が定める基準に従い、平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。

5　第2項及び第3項の規定にかかわらず、収受文書に基づいて起案をする場合で、保存期間が1年以下のもののうち、総括文書管理者が認めた文書について、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して、決裁押印欄を設け、伺い文を記載することにより、起案を行うことができる。

6　起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明記するとともに、参照を要する事項は、その資料を添付するものとする。

7　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公印省略」等の注意事項と「秘密」等の取扱方法を文書の施行・取扱上の注意事項欄に表示するものとする。

2　特例起案用紙は、主務課において、事務担当者が文書管理者の承認を得て定めるものとする。

3　前項の規定により特例起案用紙を定めた場合において、文書管理者は、総括文書管理者にその様式を通知するものとする。

2　前項に規定する場合において、庁内文書等の発信者は、その事案の軽重により部長名又は課長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般照復文書、庁内文書等の発信者は、担当名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、市名、部名、課名等を用いることができる。

4　第2項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　起案文書は、必要な決裁関与その他の事案決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、回付によることが適当でないときは、当該事案の決裁関与者を招集して開催する会議の場において、当該事案に係る決裁案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決裁関与を行うことができる。この場合において、会議に付する起案文書は、当該起案文書を複写し、検討期間を考慮して事前に配布しておくものとする。

4　会議方式により決裁関与を行う場合、会議が決裁関与を行うためのものであることを、会議開催に当たって明示しなければならない。

5　会議方式により決裁関与を行った上で事案の決裁を行うときは、決裁関与者の発言の全部又は一部を記載した文書を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

2　起案文書のうち市長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に各課等の文書管理担当者の形式審査を受けなければならない。

3　前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決裁がなされるよう別に市長が定める基準により、実施するものとする。

4　前項の規定による審査の結果、修正を要するものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

2　書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

3　前2項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、持ち回りによるものとする。

2　回議を行う者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決裁案について異議があるときは、単に意見を付す場合を除き、修正の内容を指示し、起案者に回付するものとする。

2　前項の規定による合議は、下位の者から行い、少なくとも合議先の職位に相当する職位の回議が終了してから行うものとする。

2　調査その他の理由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

3　合議の事案について異議があるときは、主務課長等と協議するものとし、その同意を得ないときは、意見を付さなければならない。ただし、参考となるべき意見をその起案文書に付せんを用いて処理するときは、協議を要しないものとする。

4　前項本文の規定により意見を付せられた文書は、課長以下の決裁事項であっても、課長の指示により決裁区分を変更して市長の決裁を受けなければならない。

2　前項の規定に関わらず、電子回付方式又は供覧用紙による書面回付方式になじまないものについては、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回付することができる。この場合において、供覧内容を文書管理システムに簡易登録することができる。

3　前項の規定にかかわらず、主務課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

4　第28条第2項の規定は、第1項の場合について準用する。

2　前項の規定により議案に係る決裁済の起案文書は、企画総務課長に回付しなければならない。

3　企画総務課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに提案の手続をしなければならない。

2　第24条第5項の規定により、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して決裁された事案を施行する場合においては、文書を浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

3　総合行政ネットワーク文書として施行する場合においては、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を浄書し、当該起案に係る起案文書と照合するものとする。

2　前項の場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書又は補助文書と割印するものとする。ただし、同項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書及び電子決裁を受けた文書については、割印を省略することができる。

2　発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済文書を添えて企画総務課長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　企画総務課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。

2　第63条の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3　事務担当者は、発送する発意に基づく発議文書に、第12条第2号及び第3号に定める文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」と表示し、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

4　庁外へ発送する文書は、使送等により主務課において発送する必要があるもののほか、企画総務課に回付し発送するものとする。

5　事務担当者は、郵送を必要とする文書を取りまとめ、企画総務課に回付しなければならない。この場合において、納税通知書、督促状等一時に大量に発送を必要とするときは、総括文書管理担当者の許可を得るものとする。

6　郵送は、原則として料金後納の方法によるものとし、信書発送簿に必要事項を記入するものとする。

7　発送を終えた者は、当該発送文書に係る起案文書に、施行年月日を登録するものとする。この場合において、書面起案方式により起案したときは、起案用紙についても当該年月日を記載する。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システム上の電子庁内施行により難いときは、発送文書を出力装置により紙に記録し、文書棚を利用した集配により発送する。

2　緊急に発送する必要のある文書を発信する場合は、事前に受信者にその旨を連絡しなければならない。

2　前項の分類の基準は、原則として、大項目、中項目及び小項目から成る階層構造によるものとする。

3　文書分類は、前項の小項目ごとに定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、文書分類を異にするものについては、主たる文書等の文書分類により整理するものとする。

3　前項の規定により文書等を整理する場合で、文書管理者が特に必要があると認めるときは、一群の文書等として編集、製本等をして保存することができる。

4　前2項の処理及びその他の事由により、文書ファイル、文書分類又は保存期間を変更するときは、当該文書を編集、製本するとともに、文書管理システムを用いて変更内容を登録するものとする。

5　文書の整理は、市でファイルを統一して使用する。

6　ファイルには、タイトル(様式第12号)を貼り付ける。

2　前項の規定による保管は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

2　文書等の事務室内における保管については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3　文書管理者は、前項の規定により保管をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

4　文書管理担当者は、その所属する課等の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課等の文書管理担当者と協議して、当該他の課等と共同の用具に文書等を保管することができる。

2　前項の規定による指定があったときは、文書管理担当者は、その指定があった文書等に「常用文書」及び「差替文書」である旨の表示をするものとする。

2　常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保管している時点の会計年度の文書等と併せて保管するものとする。

3　会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第1項に規定する移換えを行わないものとする。

2　文書の置換えは、次に示す方法により行うものとする。

3　前項の場合において、第47条第3項の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその文書分類又は次条第1項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の文書分類及び同項の保存期間により保存するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3　文書管理担当者は、文書等の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総括文書管理担当者の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。

2　文書等の保存期間の基準は、前条第1項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総括文書管理者の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

3　第1項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

4　前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

2　主務課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、文書管理担当者の指定する場所に返却するものとする。

2　前項の規定による申出があったときは、文書管理担当者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3　主務課の職員は、前項の規定により利用した文書等を、退庁時までに、文書管理担当者の指定する場所に返却するものとする。

2　文書管理担当者は、前項の規定による申出が適正であると認めたときは、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3　文書管理担当者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

2　文書管理担当者は、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書(保存期間が1年未満のものを除く。)については、当該文書の保存期間の経過前においても、総括文書管理者に、件名、廃棄予定年月日、廃棄方法及び保存する必要がなくなったと認めるに至った理由を示し、承認を得て廃棄することができる。

3　文書管理担当者は、前2項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決裁するものとする。

4　前項の場合において、文書管理担当者は、文書管理システムにより廃棄予定文書ファイル一覧表を作成し、起案文書に添付するものとする。

5　第1項又は第2項の規定により文書等を廃棄したときは、文書管理システムで管理する電磁的記録についても廃棄しなければならない。

6　文書管理担当者は、第1項及び第2項の規定により文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、その件名を情報公開窓口に通知するものとする。ただし、第53条第1項の保存期間が1年及び1年未満の文書の場合は、この限りでない。

2　文書管理者は、前項の規定により情報公開窓口から文書の引継ぎを求められたときは、その文書が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。

3　企画総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けた文書で、その作成後30年を経過したものについては、その文書の歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、情報公開窓口において引き続き保存する必要があるか否かを決裁することができる。

2　前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第63条の指定が解除されたものとみなす。

3　文書管理者は、秘密文書について、当該秘密文書に記録された個人情報を開示する旨の決裁があったときは、当該決裁に関する限りにおいて第63条の指定を解除するものとする。

2　前条第1項又は第3項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第64条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課等の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3　秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。