○阿波市文書管理規程

平成17年4月1日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の収受及び配布(第13条―第21条)

第3章 文書の作成等(第22条―第38条)

第4章 文書の発送(第39条―第45条)

第5章 文書等の整理及び保存

第1節 通則(第46条―第51条)

第2節 文書等の引継ぎ等(第52条)

第3節 文書等の保存期間(第53条―第55条)

第4節 文書等の利用(第56条―第58条)

第5節 文書等の廃棄(第59条―第62条)

第6章 秘密文書の処理(第63条―第68条)

第7章 補則(第69条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 阿波市(以下「市」という。)の文書等の管理に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 市の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 支所 阿波市支所設置条例(平成17年阿波市条例第8号)に規定する支所をいう。

(4) 課等 阿波市行政組織規則(平成19年阿波市規則第6号。以下「行政組織規則」という。)第2条に規定する課及び市長が別に指定する課に相当するものをいう。

(5) 部長 行政組織規則第4条第1項に規定する部長をいう。

(6) 次長 行政組織規則第4条第2項に規定する次長をいう。

(7) 支所長 阿波市支所設置条例施行規則(平成17年阿波市規則第5号)第5条に規定する支所長をいう。

(8) 課長 行政組織規則第4条第1項に規定する課長をいう。

(9) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(10) 特殊文書 書留、金券文書及び親展等の重要文書をいう。

(11) 普通文書 前号に掲げる特殊文書以外の文書をいう。

(12) 決裁権者 市長及び市長から決裁権限の配分を受けた者をいう。

(13) 回議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決裁のための案を記載した文書(以下「起案文書」という。)について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(14) 法令審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(15) 合議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。

(16) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第35条の規定により回付する文書で意思決定を伴わないものをいう。

(17) 文書管理システム 行政文書事務を行うための電子情報処理組織をいう。

(18) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(19) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより、交換される文書をいう。

(電磁的記録による管理の原則)

第3条 市の保有する文書については、文書管理システムを整備し、電磁的記録により管理を行うことを原則とする。

(事案の決裁の方式)

第4条 事案の決裁は、起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決裁方式」という。)又は決裁権者が署名し、若しくは押印する方式(以下「書面決裁方式」という。)により行うものとする。ただし、電子決裁方式により決裁する事案は、企画総務部企画総務課長(以下「企画総務課長」という。)が別に定める。

2 前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は電話若しくは口頭により聴取した事案で軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決裁については、当該決裁後にこの訓令に規定する決裁の手続を行わなければならない。

(文書等の取扱いの基本)

第5条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

2 文書等の公開に関する事項は、別に定める。

(総括文書管理者、総括文書管理担当者、文書管理者及び文書管理担当者の任免)

第6条 企画総務部企画総務課(以下「企画総務課」という。)に総括文書管理者及び総括文書管理担当者を置く。

2 課等に文書管理者及び文書管理担当者を置く。ただし、総括文書管理者が文書管理者及び文書管理担当者を置く必要がないと認める課等については、この限りでない。

3 総括文書管理者は企画総務課長を、文書管理者は課長をもって充てる。

4 総括文書管理担当者は企画総務課長が、文書管理担当者は課長が任免する。

(総括文書管理者及び総括文書管理担当者の職務)

第7条 総括文書管理者は、市における次に掲げる事務を従事するものとする。

(1) 文書等の取得、配布及び処理の促進に関すること。

(2) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関する指針を示すこと。

(3) 書庫に保存されている文書の持出し及び貸出しに関すること。

(4) 文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)の指導、改善、研修等の実施に関すること。

(5) 文書等の管理に関する例規等の整備に関すること。

(6) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(7) 総合行政ネットワーク文書の受領、各課への配布及び発送に関すること。

(8) 前2号に掲げるもののほか、総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 総括文書管理担当者は、総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者及び文書管理担当者の職務)

第8条 文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、各課等における次に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書等の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。

(4) 未完結文書の追求に関すること。

(5) 情報公開担当(以下「情報公開窓口」という。)への文書の引継ぎに関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。

(電子文書取扱者)

第9条 企画総務課長は、第7条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の取扱事務に従事する電子文書取扱者を別に指定することができる。

2 電子文書取扱者は、総括文書管理者の指示を受けて、その職務を実施するものとする。

(文書管理者会議)

第10条 総括文書管理者は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書管理者及び文書管理担当者との合同で文書管理者会議を招集することができる。この場合において、総括文書管理者は、必要に応じて電子文書取扱者を招集することができる。

(文書管理帳票)

第11条 文書等の管理に関する帳票は、次のとおりとする。

(1) 企画総務課に備える帳票等

 特殊文書授受簿(様式第1号)

 経由進達簿(様式第2号)

 条例原簿(様式第3号)

 規則原簿(様式第4号)

 告示原簿(様式第5号)

 訓令原簿(様式第6号)

 議事整理簿(様式第7号)

 信書発送簿(様式第8号)

(2) 課等に備える帳票等

 文書整理簿

 事務連絡簿

 特例文書整理簿

2 前項に定める文書管理帳票等のうち、第2号に定める課等に備える帳票等については、第3条に規定する電磁的記録により管理する。

(文書記号及び文書番号)

第12条 文書には、次に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示、訓令及び訓には、「阿波市」の文字を冠し、公示管理原簿により、企画総務課において一連番号を付けるものとする。この場合において、それぞれの文書番号は、毎年1月1日から起こし、12月31日に止めるものとする。

(2) 前号以外の文書(簡易な文書を除く。)には、「阿」の文字の次に課等の長が総括文書管理者と協議して定めた担当課等を表す記号の別を表す記号を付し、文書整理簿による一連番号を記入するものとする。この場合において、文書番号は、毎年4月1日から起こし、翌年3月31日に止めるものとする。

(3) 前号の場合において、同一の件名で年間を通して多量に処理する文書については、同一の文書番号の枝番を用いることができる。

第2章 文書の収受及び配布

(本庁に到達した文書の取扱い)

第13条 本庁に到達した文書(課等に直接到達した文書を除く。)は、総括文書管理担当者が受領するものとする。ただし、郵便料金の未払又は不足のものについては、官公署から発せられたものその他総括文書管理者が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

2 総括文書管理担当者は、前項の規定により受領した文書のうち市長、副市長又は市あての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

3 総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を当日中に、文書を主管する課の文書管理担当者に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に市長、副市長の閲覧を受けるものとする。

4 総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

 

文書の種別

処理方法

1

普通文書

市長、副市長又は市あての文書(親展(秘)文書を除く。)

ア 当日中に配布する。

イ 開封した際に、現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として第3号の手続を行う。

2

市長、副市長又は市あての文書以外の文書

当日中に配布する。

3

特殊文書

書留扱い(現金書留を含む。)文書

ア 特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、確認印を押印した後、受領者印を徴し、配布する。

イ 現金書留は、アの処理をするほか、封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数)を記載し、確認印を押印する。

4

不服申立てその他権利の得喪に関する文書

ア 特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、確認印を押印した後、受領者印を徴し、配布する。

イ アの処理をするもののほか、文書の余白に到達日時を明記し、確認印を押印する。

ウ 差押通知書、債権譲渡通知書等を配布する場合、文書の写しを会計管理者に送付する。

5

親展(秘)文書

特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、確認印を押印した後、受領者印を徴し、配布する。

6

総合行政ネットワーク文書

ア 受領した文書の電子署名を検証する。

イ 受領した文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発送する。

ウ 電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書等の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

エ アからウまでの処理を終えた後、ウの電磁的記録媒体に記録した文書の写しを速やかに主管課長に配布する。この場合において、文書管理システムを利用しない課の文書については、紙に出力し、総合行政ネットワーク文書である旨を表示し、配布するものとする。

5 2以上の課等に関連する文書は、総括文書管理担当者が最も関係の深い課等に配布し、その写しをその他の課等に配布するとともに、その旨を文書の余白に記載する。

(支所に到達した文書の取扱い)

第14条 支所に到達した文書は、文書事務をつかさどる課の文書管理担当者が受領するものとする。ただし、窓口において処理する申告書、届出書、願書、申請書等については事務担当者が受領するものとする。

2 文書管理担当者は、前項の規定により受領した文書のうち、市長、副市長、市、支所長又は支所あての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

3 文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を前条第4項の表に定めるところに準じて処理するものとする。

4 文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を当日中に、主管課長に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に支所長の閲覧を受けるものとする。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第15条 勤務時間外に到達した文書は、当直員を経て、総括文書管理担当者(支所においては、文書事務をつかさどる課の文書管理担当者。次項において同じ。)が受領するものとする。

2 当直員は、次の勤務日まで文書の受領日ごとに、総括文書管理担当者の指定する場所に到達文書を保管しなければならない。

(主務課に直接到達した文書の取扱い)

第16条 主務課に直接に到達した文書は、文書管理担当者が受領するものとする。ただし、窓口において処理する申告書、届出書、願書、申請書等については、事務担当者が受領するものとする。

(主務課における文書の取扱い)

第17条 文書管理担当者は、主務課に到達した文書を開封の上、当該文書の余白に受付印(様式第9号。以下「受付印」という。)を押印し、事務担当者に配布する。この場合、開封済みの封筒は、当該文書に添付するものとする。

2 主務課で開封した文書のうち、内容が担当する事務に属しないと認めるときは、理由を示して総括文書管理担当者に返付するものとする。

3 主務課に到達した文書は、次の表に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書等の種別

処理方法

1

第25条第1項で定める特例起案用紙を用い処理する文書

事務担当者は、文書整理簿への登録を省略し、押印された受付印に省略した旨を表示する。

2

第24条第5項で定める保存期間1年以下の文書で収受文書の余白を利用して処理する文書

事務担当者は、文書整理簿への登録を省略し、押印された受付印に省略した旨を表示する。

3

総合行政ネットワーク文書

(企画総務課で紙に出力し、記録したものを除く。)

事務担当者は、企画総務課の電子文書取扱者から配布された総合行政ネットワーク文書のうち、自らが担当する文書について文書整理簿に登録する。

4

文書管理システム上の電子庁内施行により到達した文書

事務担当者は、文書管理システム上の収受文書一覧から、自らが担当する文書について確認し、文書整理簿に登録する。

5

前各号以外の文書

ア 事務担当者は、収受文書に基づき、文書整理簿に登録する。

イ 受付印に、アの文書整理簿で登録した文書番号を記入する。

4 文書管理担当者は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

(1) 収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書(企画総務課から開封して配布された文書を除く。)の場合 文書の余白に到達日時を明記して文書管理担当者の確認印を押す。

(2) 差押通知書、債権譲渡通知書等(企画総務課から開封して配布された文書を除く。)の場合 前号に定める処理のほか、当該文書の写しを会計管理者に送付する。

(3) 現金又は金券が添付されている文書(企画総務課から開封して配布された文書を除く。)の場合 封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数)を記載し、文書管理担当者の確認印を押す。この場合において、現金及び金券については、当該文書の写しを作成し、受入科目を設定した後、会計主管課へ送付するものとする。

(ファクシミリにより到達した文書の収受)

第18条 次に掲げる文書は、ファクシミリを利用して収受することができる。

(1) 市に対する文書で、総括文書管理者が特に承認したもの

(2) 市の内部及び市と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、総括文書管理者が別に定めるもの

2 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

3 ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。

(電子メールにより到達した文書の収受)

第19条 次に掲げる文書は、電子メールを利用して収受することができる。

(1) 市に対する文書で、総括文書管理者が特に承認したもの

(2) 市の内部及び市と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、総括文書管理者が別に定めるもの

2 前項の場合において、収受処理を行うことのできる電子メール装置のアドレスは、総括文書管理者が定めるものとする。

3 前2項の場合において収受する電子メール装置への着信の確認は、事務担当者が行うものとする。

4 前項の処理において、着信した第1項及び第2項の手続に係る内容は、送信元に着信及び着信内容の確認を行うものとする。この場合において、確認の結果、着信した文書が、第1項及び第2項の手続に係る内容と認め難いときは、送信元に受信しない旨を連絡するものとする。

5 前項の処理において、着信した第1項及び第2項の手続に係る内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。

6 前項の規定により記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条から第17条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

(文書配布の方法)

第20条 文書管理担当者は、定時に、企画総務課において文書の配布を受けるものとする。

(親展文書)

第21条 市長又は副市長あての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書が市長又は副市長の閲覧後に引き渡されたときは、総括文書管理担当者は、第13条第4項の表第2号から第4号まで及び同条第5項の規定の例により処理するものとする。

第3章 文書の作成等

(処理方針)

第22条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、文書管理担当者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第23条 課等に配布された文書は、原則としてその日のうちに事務担当者へ回付し、事務担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 回答、報告等を要する文書又は重要な文書で、事務の性質上直ちに処理ができないと認められるものは、理由を付して、主務課長の承認を得なければならない。

(起案)

第24条 すべての事案の処理は、文書による。ただし、市長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、市長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。

2 起案は、次条に規定する場合及び別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。

3 前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案用紙(様式第10号)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

4 起案文書には、事案の内容を公文書の作成に用いる文の用語、用字等について別に市長が定める基準に従い、平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。

5 第2項及び第3項の規定にかかわらず、収受文書に基づいて起案をする場合で、保存期間が1年以下のもののうち、総括文書管理者が認めた文書について、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して、決裁押印欄を設け、伺い文を記載することにより、起案を行うことができる。

6 起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明記するとともに、参照を要する事項は、その資料を添付するものとする。

7 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公印省略」等の注意事項と「秘密」等の取扱方法を文書の施行・取扱上の注意事項欄に表示するものとする。

(特例起案用紙)

第25条 申告書、届出書、願書、申請書等定例的に取り扱う事案に係る起案で、規則、訓令等に定めのあるものについては、起案用紙によらず、異なる用紙(以下「特例起案用紙」という。)を用いて行うことができる。

2 特例起案用紙は、主務課において、事務担当者が文書管理者の承認を得て定めるものとする。

3 前項の規定により特例起案用紙を定めた場合において、文書管理者は、総括文書管理者にその様式を通知するものとする。

(文書の発信者名)

第26条 決裁された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

2 前項に規定する場合において、庁内文書等の発信者は、その事案の軽重により部長名又は課長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般照復文書、庁内文書等の発信者は、担当名を用いることができる。

3 前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、市名、部名、課名等を用いることができる。

4 第2項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第27条 前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(決裁関与の方式)

第28条 事案の決裁に当たり、回議、審査又は合議(以下「決裁関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決裁関与をする者(以下「決裁関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して行うものとする。

2 起案文書は、必要な決裁関与その他の事案決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、回付によることが適当でないときは、当該事案の決裁関与者を招集して開催する会議の場において、当該事案に係る決裁案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決裁関与を行うことができる。この場合において、会議に付する起案文書は、当該起案文書を複写し、検討期間を考慮して事前に配布しておくものとする。

4 会議方式により決裁関与を行う場合、会議が決裁関与を行うためのものであることを、会議開催に当たって明示しなければならない。

5 会議方式により決裁関与を行った上で事案の決裁を行うときは、決裁関与者の発言の全部又は一部を記載した文書を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

(審査)

第29条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、副市長の決裁を受ける前に法令審査委員会の法令審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示その他例規等の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、市長が特に必要と認めるもの

2 起案文書のうち市長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に各課等の文書管理担当者の形式審査を受けなければならない。

3 前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決裁がなされるよう別に市長が定める基準により、実施するものとする。

4 前項の規定による審査の結果、修正を要するものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

(回付)

第30条 電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。

2 書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

3 前2項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、持ち回りによるものとする。

(起案文書の回付に係る回議)

第31条 起案文書は、起案者から直属の上司を経て、決裁権者に回議しなけならない。

2 回議を行う者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決裁案について異議があるときは、単に意見を付す場合を除き、修正の内容を指示し、起案者に回付するものとする。

(起案文書の回付に係る合議)

第32条 起案文書の内容が同一課内の他の担当等又は他の課が担当する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係課等の長又は関係部長に合議しなければならない。

2 前項の規定による合議は、下位の者から行い、少なくとも合議先の職位に相当する職位の回議が終了してから行うものとする。

(同意又は不同意の決定)

第33条 前条の規定により合議を受けた関係課等の長又は関係部長は、速やかに同意又は不同意を決定しなければならない。

2 調査その他の理由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

3 合議の事案について異議があるときは、主務課長等と協議するものとし、その同意を得ないときは、意見を付さなければならない。ただし、参考となるべき意見をその起案文書に付せんを用いて処理するときは、協議を要しないものとする。

4 前項本文の規定により意見を付せられた文書は、課長以下の決裁事項であっても、課長の指示により決裁区分を変更して市長の決裁を受けなければならない。

(廃案の通知等)

第34条 起案者は、回付中の起案文書の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったとき、又は起案文書を廃することとなったときは、その旨を既に決裁関与を終了した決裁関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。

(供覧)

第35条 供覧文書は、電子回付方式又は供覧用紙による書面回付方式により回付するものとする。

2 前項の規定に関わらず、電子回付方式又は供覧用紙による書面回付方式になじまないものについては、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回付することができる。この場合において、供覧内容を文書管理システムに簡易登録することができる。

3 前項の規定にかかわらず、主務課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

4 第28条第2項の規定は、第1項の場合について準用する。

(処理状況の調査等)

第36条 総括文書管理者は、必要があると認めるときは、文書等の処理状況を調査し、又は文書管理者から文書等の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき文書管理者に指示をすることができる。

(決裁年月日)

第37条 起案者は、決裁された起案文書の内容を確認し、速やかに、決裁年月日を記録するものとする。この場合において、書面起案方式により起案したときは、起案用紙についても当該年月日を記載する。

(議案の処理方法)

第38条 市議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の前月の15日までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時議会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に企画総務課長を経て市長の承認を受けなければならない。

2 前項の規定により議案に係る決裁済の起案文書は、企画総務課長に回付しなければならない。

3 企画総務課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに提案の手続をしなければならない。

第4章 文書の発送

(浄書及び照合)

第39条 決裁された事案を施行する場合においては、文書管理システムを用いて浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

2 第24条第5項の規定により、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して決裁された事案を施行する場合においては、文書を浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

3 総合行政ネットワーク文書として施行する場合においては、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を浄書し、当該起案に係る起案文書と照合するものとする。

(公印)

第40条 前条の規定による浄書を終了した施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)には、阿波市公印規則(平成17年阿波市規則第10号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2 前項の場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書又は補助文書と割印するものとする。ただし、庁内文書及び軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。

(電子署名)

第41条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発送する文書については、前条の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。

2 発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済文書を添えて企画総務課長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 企画総務課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。

(庁外文書の発送)

第42条 施行文書の発送は、郵送、使送、ファクシミリ、集配等に区分して行うものとする。

2 第63条の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3 事務担当者は、発送する発意に基づく発議文書に、第12条第2号及び第3号に定める文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」と表示し、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

4 庁外へ発送する文書は、使送等により主務課において発送する必要があるもののほか、企画総務課に回付し発送するものとする。

5 事務担当者は、郵送を必要とする文書を取りまとめ、企画総務課に回付しなければならない。この場合において、納税通知書、督促状等一時に大量に発送を必要とするときは、総括文書管理担当者の許可を得るものとする。

6 郵送は、原則として料金後納の方法によるものとし、信書発送簿に必要事項を記入するものとする。

7 発送を終えた者は、当該発送文書に係る起案文書に、施行年月日を登録するものとする。この場合において、書面起案方式により起案したときは、起案用紙についても当該年月日を記載する。

(庁内文書の発送)

第43条 庁内文書の発送は、文書管理システム上の電子庁内施行により発送する。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システム上の電子庁内施行により難いときは、発送文書を出力装置により紙に記録し、文書棚を利用した集配により発送する。

(ファクシミリの利用による発送)

第44条 ファクシミリを利用して文書を発送するときは、通信回線に接続した、総括文書管理者が指定するファクシミリ装置を用い、備付けのファクシミリ発信簿(様式第11号)に必要事項を記載し、発信しなければならない。

2 緊急に発送する必要のある文書を発信する場合は、事前に受信者にその旨を連絡しなければならない。

(総合行政ネットワークによる文書の発送)

第45条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を発送するときは、第41条に定める電子署名を付与し、企画総務課の電子文書取扱者が発送するものとし、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

第5章 文書等の整理及び保存

第1節 通則

(分類の基準及び文書分類)

第46条 文書管理者は、文書等の整理に当たって、総括文書管理者の承認を得て、事務の性質、内容、第53条第1項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号(以下「文書分類」という。)を定めるものとする。

2 前項の分類の基準は、原則として、大項目、中項目及び小項目から成る階層構造によるものとする。

3 文書分類は、前項の小項目ごとに定めるものとする。

(文書等の整理)

第47条 文書等は、必要に応じて利用することができるよう、文書分類別に、かつ、1件ごとに、文書ファイルに整理しておくものとする。

2 前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、文書分類を異にするものについては、主たる文書等の文書分類により整理するものとする。

3 前項の規定により文書等を整理する場合で、文書管理者が特に必要があると認めるときは、一群の文書等として編集、製本等をして保存することができる。

4 前2項の処理及びその他の事由により、文書ファイル、文書分類又は保存期間を変更するときは、当該文書を編集、製本するとともに、文書管理システムを用いて変更内容を登録するものとする。

5 文書の整理は、市でファイルを統一して使用する。

6 ファイルには、タイトル(様式第12号)を貼り付ける。

(保管文書の収納)

第48条 事務担当者は、使用を終了した文書等を、次条第2項に規定する書棚等の適切な用具に収納して保管するものとし、自己の手元に置かないものとする。

2 前項の規定による保管は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

(事務室内における保管)

第49条 文書等の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

2 文書等の事務室内における保管については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3 文書管理者は、前項の規定により保管をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

4 文書管理担当者は、その所属する課等の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課等の文書管理担当者と協議して、当該他の課等と共同の用具に文書等を保管することができる。

(文書等の常用)

第50条 文書管理担当者は、その所属する課等で「常用文書」及び「差替文書」の指定をすることができる。

2 前項の規定による指定があったときは、文書管理担当者は、その指定があった文書等に「常用文書」及び「差替文書」である旨の表示をするものとする。

(移換え等)

第51条 使用を終了した文書等は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度においては、利用しやすい場所に保管し、その翌会計年度においては場所の移換えをするなど、適切な措置を講ずるものとする。

2 常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保管している時点の会計年度の文書等と併せて保管するものとする。

3 会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第1項に規定する移換えを行わないものとする。

第2節 文書等の引継ぎ等

(文書の置換え)

第52条 事務室内において保管期間が終了した文書について、毎年設けられる文書整理期間に、書庫等への文書の置換えを行う。

2 文書の置換えは、次に示す方法により行うものとする。

(1) 各課の文書管理担当者は、保存書庫へ置き換えるべき文書ファイルを取りまとめた引継予定リストを文書管理システムから出力する。

(2) 文書管理担当者は、引継予定リストを参照し、課内の置換え作業を指揮し、課員は担当する文書ファイルを中心に置換え作業を実施する。

(3) 作業終了後、引継予定リストの所定欄に必要事項を記入するほか、指示漏れの文書ファイルがあれば追録し、指示外の処理を行った場合には、その旨を記載し、作業結果報告として企画総務課へ提出する。

(4) 企画総務課は、必要に応じて置換え作業が適正に行われたかどうか点検する。

3 前項の場合において、第47条第3項の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその文書分類又は次条第1項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の文書分類及び同項の保存期間により保存するものとする。

第3節 文書等の保存期間

(保存期間の種別)

第53条 文書等の保存期間の種別は、次の6種とし、保存期間1年未満以外のファイルについては、ファイルのタイトルを色分けするものとする。

30年 赤色

10年 青色

5年 黄色

3年 緑色

1年 白色

1年未満

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3 文書管理担当者は、文書等の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総括文書管理担当者の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。

(文書保存期間表の作成等)

第54条 文書等の保存期間は、法令等の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

2 文書等の保存期間の基準は、前条第1項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

(保存期間の設定)

第55条 主務課長は、文書保存期間表に従い、その所管する課等の文書等の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該文書等を保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主務課長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総括文書管理者の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

3 第1項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

(1) 第1項の保存期間が1年未満の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日から起算して1年未満の期間内において事務遂行上必要な期間の終了する日

(2) 第1項の保存期間が前号に掲げる保存期間以外の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日

4 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

第4節 文書等の利用

(事務室内の保管文書等の利用)

第56条 主務課の職員は、事務室内において保管されている文書等を利用するため第49条第2項の書棚等の適切な用具に収納されている文書を持ち出そうとするときは、文書管理担当者にその旨を申し出るものとする。

2 主務課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、文書管理担当者の指定する場所に返却するものとする。

(書庫等の保存文書等の利用)

第57条 主務課の職員は、第52条第1項の規定により書庫等に収納されている文書等を利用しようとするときは、文書管理システムの借覧要求により文書管理担当者にその旨を申し出るものとする。

2 前項の規定による申出があったときは、文書管理担当者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3 主務課の職員は、前項の規定により利用した文書等を、退庁時までに、文書管理担当者の指定する場所に返却するものとする。

(主務課の職員以外の職員への貸出し)

第58条 主務課の職員以外の職員が当該課等において保管している文書等を利用しようとするときは、文書管理システムの借覧要求により文書を主管する課の文書担当者にその旨を申し出るものとする。

2 文書管理担当者は、前項の規定による申出が適正であると認めたときは、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3 文書管理担当者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

第5節 文書等の廃棄

(文書等の廃棄)

第59条 文書管理担当者は、文書等がその保存期間を満了したとき(第53条第2項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、当該文書等を廃棄するものとする。

2 文書管理担当者は、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書(保存期間が1年未満のものを除く。)については、当該文書の保存期間の経過前においても、総括文書管理者に、件名、廃棄予定年月日、廃棄方法及び保存する必要がなくなったと認めるに至った理由を示し、承認を得て廃棄することができる。

3 文書管理担当者は、前2項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決裁するものとする。

4 前項の場合において、文書管理担当者は、文書管理システムにより廃棄予定文書ファイル一覧表を作成し、起案文書に添付するものとする。

5 第1項又は第2項の規定により文書等を廃棄したときは、文書管理システムで管理する電磁的記録についても廃棄しなければならない。

6 文書管理担当者は、第1項及び第2項の規定により文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、その件名を情報公開窓口に通知するものとする。ただし、第53条第1項の保存期間が1年及び1年未満の文書の場合は、この限りでない。

(情報公開窓口への引継ぎ)

第60条 企画総務課長は、情報公開窓口において保存する必要があると認めるものがある場合には、主務課長に当該文書の引継ぎを求めることができる。

2 文書管理者は、前項の規定により情報公開窓口から文書の引継ぎを求められたときは、その文書が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。

3 企画総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けた文書で、その作成後30年を経過したものについては、その文書の歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、情報公開窓口において引き続き保存する必要があるか否かを決裁することができる。

(文書等の滅失等)

第61条 文書管理者は、文書等を滅失し、又はき損したときは、その年月日、当該文書分類、件数、原因その他必要な事項を総括文書管理者に通知するものとする。ただし、保存期間が1年及び1年未満の文書等については、この限りでない。

(廃棄の方法)

第62条 文書管理担当者は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、細断、消去等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書等に阿波市情報公開条例(平成17年阿波市条例第9号。以下「情報公開条例」という。)第8条第2項各号に規定する非公開情報が記録されているときは、当該非公開情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

第6章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定等)

第63条 文書管理者は、その所管する課等の文書等について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。

(秘密文書等の表示)

第64条 秘密文書で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、当該時期を限るもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとする。

2 前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

(秘密文書の指定の解除)

第65条 文書管理者は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は情報公開条例第8条若しくは第9条の規定に基づき当該秘密文書の開示の決裁があったときは、第63条の指定を解除するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第63条の指定が解除されたものとみなす。

3 文書管理者は、秘密文書について、当該秘密文書に記録された個人情報を開示する旨の決裁があったときは、当該決裁に関する限りにおいて第63条の指定を解除するものとする。

(秘密文書の取扱い)

第66条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

2 前条第1項又は第3項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第64条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

(秘密文書の作成、配布等)

第67条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。

2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。

3 前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

(秘密文書の保管)

第68条 主務課長は、秘密文書を第3項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

2 前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課等の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3 秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

第7章 補則

(その他)

第69条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月19日訓令第3号)

(施行期日)

第1条 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(阿波市文書管理規程の一部改正に伴う経過措置)

第2条 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号。以下「改正法」という。)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者が在職する間における第2条の規定による改正後の阿波市文書管理規程第13条第3項の規定の適用については、同項中「副市長」とあるのは、「副市長又は改正法附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者」とし、同条第4項の表及び同訓令第17条第4項第2号の規定の適用については、これらの規定中「会計管理者」とあるのは、「改正法附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者」とする。

附 則(平成19年3月27日訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月5日訓令第22号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成26年3月26日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月23日訓令第3号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表(第54条関係)

保存期間基準表

第1種(30年保存)

(1) 条例又は規則等の制定又は廃案に関する文書

(2) 告示又は公告に関する特に重要な文書

(3) 訓令、通達その他内規に関する特に重要な文書

(4) 法律、条例等の解釈、運用方針に関する特に重要な文書

(5) 市長、副市長の事務引継書

(6) 人事に関する重要な文書

(7) 職員の任免賞罰に関する文書及び履歴書

(8) 恩給に関する重要な文書

(9) 叙位、叙勲、表彰、褒章等に関する重要な文書

(10) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する特に重要な文書

(11) 契約その他権利義務に関する特に重要な文書

(12) 財産、公の施設、財産及び市債に関する重要な文書

(13) 議会に関する重要な文書

(14) 印鑑に関する書類

(15) 市行政の沿革に関する文書

(16) 行政境界の変更等に関する文書

(17) 総合計画、重要施策等の計画及び実施に関する重要な文書

(18) その他30年間保存の必要があると認められるもの

(19) 前各号に該当する図画、図面、写真、フィルム及び電磁的記録

第2種(10年保存)

(1) 出納に関する証拠書類及び決算の認定を終わった金銭物品に関する文書で保存の必要のあるもの

(2) 市税その他各種の公課に関するもの

(3) 市議会に関する書類で30年保存の必要のないもの

(4) 官公庁への申請、上申、報告及び官公庁からの指示に関する書類で30年保存の必要がないもの

(5) 歳入歳出予算に関する書類で30年保存の必要のないもの

(6) 統計報告書類で30年保存の必要のないもの

(7) 文書の収受及び発送に関する重要な文書

(8) その他10年間保存の必要があると認められるもの

(9) 前各号に該当する図画、図面、写真、フィルム及び電磁的記録

第3種(5年保存)

(1) 許可、認可、特許、取消し等の行政行為に関する文書

(2) 事務事業の計画及び実施に関する文書

(3) 諮問、答申、建議等に関する文書

(4) 統計、調査、試験研究等に関する文書

(5) 補助金、交付金等に関する文書

(6) 会計上の諸帳簿及び証拠書類

(7) 課長又はこれに準ずる者の事務引継書

(8) その他5年保存の必要があると認められる文書

第4種(3年保存)

(1) 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書

(2) 陳情、要望等に関する文書

(3) 職員の事務引継書

(4) 報告、届出、申請等に関する文書

(5) 職員の休暇簿等に関する文書

(6) その他3年保存の必要があると認められる文書

(7) 前各号に該当する図画、図面、写真、フィルム及び電磁的記録

第5種(1年保存)

(1) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する軽易な文書

(2) 事務事業の計画及び実施に関する軽易な文書

(3) 統計、調査、試験研究等に関する軽易な文書

(4) 報告、届出、申請等に関する軽易な文書

(5) 各種連絡会議等に関する文書

(6) 各種照会、回答等に関する文書

(7) その他1年保存の必要があると認められる文書

(8) 前号に該当する図画、図面、写真、フィルム及び電磁的記録

第6種(1年未満)

第1種から第5種までに属しない文書

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阿波市文書管理規程

平成17年4月1日 訓令第3号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年4月1日 訓令第3号
平成19年3月19日 訓令第3号
平成19年3月27日 訓令第7号
平成19年9月5日 訓令第22号
平成26年3月26日 訓令第3号
平成28年3月23日 訓令第3号